Toiminnanohjausjärjestelmä Hellewi

Päivitetty 10.5.2022

Yhteystiedot

Helsingin aikuisopisto
Runeberginkatu 22–24
00100 Helsinki
toimisto@helao.fi
09 41 500 300

Käsittelytarkoitus

Helsingin aikuisopiston henkilökunta käsittelee henkilötietoja opetuksen tarjoamista varten. Toiminnanohjausjärjestelmä on nimeltään Hellewi. Hellewissä käsitellään mm. kursseja ja niille ilmoittautuneita opiskelijoita.

Hellewiin kirjataan vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Hellewissä olevat ryhmien osallistujia koskevat tiedot ovat välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseille/ryhmiin ja jotta osallistumismaksut kohdentuvat oikein.

Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Tiedot ovat välttämättömiä valtionhallinnon ja kaupungin viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.

Käsittelyperuste

Helsingin aikuisopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja/tai sopimukseen sekä oikeutettuun etuun. Lisäksi opisto noudattaa lakisääteistä velvoitettaan. Kurssien järjestäminen, opetuksen suunnittelu sekä opiskeluasioiden hoitaminen edellyttävät rekisterin olemassaoloa.

Henkilötietojen vastaanottajat

Hellewin tietoja käsittelee henkilökunta, jonka työnkuvaan opiskelijatietojen käsitteleminen kuuluu.

Mikäli asiakas ilmoittautuu suomen kielen kurssille, ja ilmoittaa olevansa myös TE-toimiston asiakas, tiedot ilmoitetaan TE- toimiston ylläpitämään Koulutusportti-järjestelmään (KOPO). Järjestelmän kautta välitetään näitä kursseja koskevaa asiakastietoa palveluntuottajien ja TE-toimistojen välillä. Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät sekä oppilaitosten ylläpitäjät vastaavat tallentamiensa tietojen täsmällisyydestä sekä rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. TE-toimisto vastaa yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten ja muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista.

Mikäli asiakas ilmoittautuu Moodlekurssille, tiedot kirjataan myös Helsingin aikuisopiston ylläpitämään verkko-oppimisympäristöön Moodleen.

Mikäli asiakas ilmoittautuu Avoimeen yliopistoon, ilmoittautumisesta kerrotaan myös kuhunkin yliopiston toimistoon. Jos asiakas hakee alennusta liiton jäsenyydellä, jäsenyyden tiedot varmistetaan liitosta.

Mikäli asiakas valitsee osaamisperusteisuussuoritteen ja antaa suostumuksensa, tiedot kirjataan myös Opetushallituksen ylläpitämään Koski-tietovarantoon. Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät sekä oppilaitosten ylläpitäjät vastaavat tallentamiensa tietojen täsmällisyydestä sekä rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Opetushallitus vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten ja muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista.

Henkilötietojen luovutukset

Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin.

Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysajat

Helsingin aikuisopisto säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi. 

Oppilaitos noudattaa Kansallisarkiston yleisiä määräyksiä sekä EU:n Tietosuoja-asetusta 2016/679 ja Lakia vapaasta sivistystyöstä 632/1998.

Kansalaisopiston asiakirjojen arvonmääritykseen ja hävittämiseen liittyvästä toimivallasta säädetään arkistolaissa (831/1994). Arkistolaitos määrää, mitkä arkistolain piiriin kuuluvien arkistonmuodostajien asiakirjat ja asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi (ArkistoL 8.3 §) Pysyvästi säilytettäväksi määrättyjen asiakirjojen säilytysaika perustuu arkistolaitoksen päätökseen. Poikkeaminen näiden asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä vaatii arkistolaitoksen erillisen päätöksen. Samoin tulee noudattaa esimerkiksi kirjanpitolain (KirjanpitoL 1336/1997, mm. 2 luku 10 §) säilytysaikasäännöksiä sekä arkistolaitoksen määräyksiä tiettyjen kirjanpitoaineistojen säilyttämisestä pysyvästi.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on aina oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Poistamisoikeus ei yleensä ulotu henkilötietoihin, joita käsitellään lakisääteisen tehtävän perusteella tai joihin on muu säilyttämisvelvoite.

Pyyntö tai vaatimus tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Toimihenkilöjärjestöjen Opintoliitto ry, Runeberginkatu 22–24, 00100 Helsinki. Siinä tulee mainita rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Vastaus pyyntöön toimitetaan rekisteröidyn kotiosoitteeseen. Rekisterinpitäjällä on oikeus tarpeellisissa määrin suorittaa tunnistustoimenpiteitä ennen tietojen lähettämistä. Tarkastuspyyntö tai tietojen käsittelyä koskeva vaatimus voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllämainitussa osoitteessa, jolloin rekisteröidyn tulee vaadittaessa esittää tunnistamista varten virallinen asiakirja (henkilötodistus, ajokortti tai passi).

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Valitus valvontaviranomaiselle tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu (http://www.tietosuoja.fi/fi/).

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilöti​edot ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraamukset

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään kurssille osallistumisen osalta. Henkilötietojen toimittaminen on edellytys asian hoitamiselle.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä.