Etusivu Tietosuojailmoitus Tietosuojailmoitus Visma InSchool Primus Tietosuojailmoitus Visma InSchool Primus TietosuojailmoitusTietosuojailmoitus kameravalvonta Runeberginkatu Tietosuojailmoitus Visma InSchool Primus Visma InSchool Primus -opiskelijahallintojärjestelmä Päivitetty 1.1.2023 Yhteystiedot Helsingin aikuisopisto/peruskoulu00100 Helsinkiperuskoulu@helao.fi Käsittelytarkoitus Helsingin aikuisopiston peruskoulun henkilökunta käsittelee tietoja koulutuksen, opetuksen ja opiskelijahuollon järjestämistä varten. Opiskelijahallintojärjestelmä Primuksessa käsitellään hakijoiden ja opiskelijoiden tietoja, sekä henkilökunnan yhteystietoja. Primukseen kerätään vain asioiden hoitamisen ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeellisia tietoja. Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Tiedot ovat välttämättömiä valtionhallinnon ja viranomaisten lakisääteisten tilastotietojen tuottamista sekä rahoitussuunnittelua varten. Käsittelyperuste Helsingin aikuisopiston peruskoulun oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja/tai sopimukseen sekä oikeutettuun etuun. Oppilaitos noudattaa lakisääteistä velvoitettaan. Koulutuksen suunnittelu, opetuksen ja opiskelijahuollon järjestäminen edellyttävät rekisterin olemassaoloa. Henkilötietojen vastaanottajat Primuksen tietoja käsittelee henkilökunta, jonka työnkuvaan tietojen käsitteleminen kuuluu. Opiskelijan opinto-oikeus, opintosuoritus- ja tutkintotiedot siirtyvät Primuksesta Opetushallituksen ylläpitämään lakisääteiseen KOSKI-tietovarantoon. Koulutuksen järjestäjät sekä oppilaitosten ylläpitäjät vastaavat tallentamiensa tietojen täsmällisyydestä sekä rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Opetushallitus vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta ja luovutuspalvelun ylläpidosta ja tietojen luovuttamisesta. Mikäli asiakas on TE-toimiston asiakas, tarvittavat tiedot ilmoitetaan TE-toimiston ylläpitämään Koulutusportti -järjestelmään (KOPO). Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät sekä oppilaitosten ylläpitäjät vastaavat tallentamiensa tietojen täsmällisyydestä sekä rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. TE-toimisto vastaa Koulutusportin yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten, sekä muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista. Mikäli asiakas on työllisyyden kuntakokeilun asiakas, tarvittavat opiskeluun liittyvät tiedot ilmoitetaan opiskelijan kuntakokeilualueen toimistoon lomakkeella. Henkilökohtainen opiskelusuunnitelma (HEOPS) luovutetaan opiskelijan seuraavaan oppilaitokseen tai muille yhteistyökumppaneille opiskelijan suostumuksella. Henkilötietojen luovutukset Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin. Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle. Henkilötietojen säilytysajat Helsingin aikuisopiston peruskoulu säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi. Oppilaitos noudattaa Kansallisarkiston kunnallisen opetustoimen yleisiä määräyksiä ja suosituksia sekä EU:n Tietosuoja-asetusta 2016/679 ja Perusopetuslakia 628/1998; Pysyvästi säilytettävät asiakirjat: Arkistolaitoksen määräys 321/43/03 sekä arkistolaki L831/94; Muut kuin pysyvästi säilytettävät rekisterit: Tietosuoja-asetus EU GDPR 2016/679 Manuaalinen aineisto Hakulomake – opiskeluaika + 1 vIlmoittautumislomake – opiskeluaika + 1vPäätös opiskelijavalinnasta, ilmoittautumislomake – opiskeluaika + 1 vSoveltuvuustestit ja tulokset – opiskeluaika + 1 vPäättötodistus – säilytetään pysyvästiErotodistus ja sen liitteet – säilytetään pysyvästiTodistus alkuvaiheen opintojen suorittamisesta – opiskeluaika + 1vTodistus suoritetuista alkuvaiheen opinnoista – opiskeluaika + 1vErityisen tutkinnon perusteella annettava todistus – opiskeluaika + 1 vOpintokortti lukuvuoden päätyttyä – opiskeluaika + 1 vAinevalinnat – opiskeluaika + 1 vHyväksilukua koskevat pyynnöt, selvitykset ja päätökset (osaamisen tunnistaminen) – opiskeluaika + 1 vKoetehtävät ja vastaukset – lukuvuosi + 1 vOpetuksesta vapauttamista koskevat asiakirjat – opiskeluaika + 10vOpettajan oppilaskohtaiset arvostelupäiväkirjat – opiskeluaika + 1vKotitehtävät ja -vastaukset – lukuvuosi + 1 vMääräaikainen erottamispäätös – opiskeluaika + 10 vTEM-lomakkeet – opiskeluaika + 1v Sähköinen aineisto Hakijaksi rekisteröityminen – säilytetään pysyvästiOpiskelijaksi rekisteröinti – säilytetään pysyvästiArvosanatiedot – säilytetään pysyvästiLäsnäolotiedot – säilytetään pysyvästiOpinto-ohjauksen yhteydessä syntyvät asiakirjat – opiskeluaika + 1 vHenkilökohtainen opiskelusuunnitelma, HEOPS – opiskeluaika + 10 vPäättötodistus – 50 vErotodistus ja sen liitteet – 50 vTodistus alkuvaiheen opintojen suorittamisesta – opiskeluaika + 1vTodistus suoritetuista alkuvaiheen opinnoista – opiskeluaika + 1vErityisen tutkinnon perusteella annettava todistus – opiskeluaika + 1 vOpintokortti lukuvuoden päätyttyä – opiskeluaika + 1 vMääräaikaiset erottamispäätökset – opiskeluaika + 10vKuraattorin lausunnot ja selvitykset – opiskeluaika + 1 vOpiskeluhuoltokertomus – opiskeluaika + 10vOpiskelijakohtaiset muistiot – opiskeluaika + 1vOpettaja- ja henkilökuntarekisterin tietoja säilytetään pysyvästi. Sijaisrekisterin tietoja säilytetään niin kauan kunnes henkilö ilmoittaa, ettei ole enää käytettävissä. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on aina oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Poistamisoikeus ei yleensä ulotu henkilötietoihin, joita käsitellään lakisääteisen tehtävän perusteella tai joihin on muu säilyttämisvelvoite. Pyyntö tai vaatimus tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Toimihenkilöjärjestöjen Opintoliitto ry/Helsingin aikuisopisto, Runeberginkatu 22–24, 00100 Helsinki. Siinä tulee mainita rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Vastaus pyyntöön toimitetaan rekisteröidyn väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen. Rekisterinpitäjällä on oikeus tarpeellisissa määrin suorittaa tunnistustoimenpiteitä ennen tietojen lähettämistä. Tarkastuspyyntö tai tietojen käsittelyä koskeva vaatimus voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllämainitussa osoitteessa, jolloin rekisteröidyn tulee vaadittaessa esittää tunnistamista varten virallinen asiakirja (henkilötodistus, ajokortti tai passi). Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Valitus valvontaviranomaiselle tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu (http://www.tietosuoja.fi/fi/). Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus, tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraamukset Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietojen toimittaminen on edellytys asian hoitamiselle. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä.
